Cine te poate controla în primul an și ce verifică fiecare instituție

Mulți antreprenori cred că autoritățile încep să acorde atenție unei firme abia după ce aceasta ajunge la o anumită dimensiune. În realitate, chiar și o companie nou-înființată poate fi supusă unor verificări încă din primul an de activitate. De cele mai multe ori, controalele nu apar pentru că există suspiciuni, ci pentru că instituțiile au atribuții de monitorizare și verificare a respectării legislației.

Vestea bună este că majoritatea problemelor pot fi evitate printr-o organizare corectă a documentelor și prin respectarea obligațiilor legale încă din primele luni de activitate. Iată care sunt principalele instituții care pot controla o firmă și ce urmăresc acestea.

Un control poate veni din direcții neașteptate

Multe firme se pregătesc doar pentru controalele ANAF sau ITM, însă în realitate numărul instituțiilor care pot efectua verificări este mult mai mare. În funcție de domeniul de activitate, antreprenorii pot interacționa cu ANAF, ITM, DSVSA, ANPC, Garda de Mediu, Poliția Locală, ISU, ISC și alte autorități cu atribuții specifice.

De aceea, conformitatea unei firme nu înseamnă doar contabilitate și taxe. O companie bine organizată trebuie să urmărească permanent toate obligațiile legale aplicabile activității sale și să mențină documentația actualizată pentru a putea face față oricărui control.

Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF)

ANAF este probabil instituția pe care orice antreprenor o are în vedere atunci când se gândește la un control. În primul an de activitate, verificările pot viza înregistrarea fiscală a companiei, depunerea declarațiilor fiscale și respectarea obligațiilor de plată către bugetul de stat.

Inspectorii pot solicita documente justificative pentru veniturile și cheltuielile înregistrate, facturi, contracte, extrase bancare și alte documente financiar-contabile. În cazul firmelor plătitoare de TVA, pot fi analizate și operațiunile care au stat la baza deducerii taxei.

De asemenea, ANAF poate verifica dacă activitatea declarată corespunde activității desfășurate efectiv și dacă societatea își respectă obligațiile fiscale curente.

Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM)

În momentul în care firma are unul sau mai mulți salariați, ITM devine una dintre instituțiile cu cele mai importante atribuții de control.

Inspectorii verifică existența contractelor individuale de muncă, înregistrarea corectă a acestora în Revisal, respectarea programului de lucru, evidența orelor lucrate și acordarea drepturilor salariale.

De asemenea, pot analiza dosarele de personal, fișele de post, documentele privind concediile și orice alte documente care țin de relațiile de muncă. Munca nedeclarată sau transmiterea cu întârziere a datelor în Revisal se numără printre cele mai frecvente motive de sancționare.

Inspectorii de Sănătate și Securitate în Muncă

În cadrul controalelor ITM sau prin verificări specifice, autoritățile pot analiza modul în care firma respectă obligațiile privind sănătatea și securitatea în muncă.

Chiar și pentru activitățile desfășurate exclusiv la birou există obligații legale. Inspectorii pot solicita documentația SSM, dovezile instruirii angajaților, evaluarea riscurilor profesionale și documentele privind acordarea echipamentelor de protecție, dacă acestea sunt necesare.

Mulți antreprenori presupun că aceste cerințe se aplică doar șantierelor sau fabricilor, însă legislația este valabilă pentru orice angajator.

Poliția Locală

În funcție de domeniul de activitate și de reglementările locale, Poliția Locală poate efectua verificări privind existența și valabilitatea autorizațiilor necesare desfășurării activității. Aceste controale sunt frecvente în cazul spațiilor comerciale, unităților de alimentație publică, magazinelor, teraselor, firmelor de servicii sau altor activități desfășurate în spații accesibile publicului.

Inspectorii pot verifica documentele care atestă dreptul de funcționare, respectarea condițiilor prevăzute în autorizația de funcționare, ocuparea domeniului public, afișarea informațiilor obligatorii și respectarea reglementărilor locale adoptate de autoritățile administrației publice.

În ultimii ani, Poliția Locală acordă o atenție sporită și modului în care firmele gestionează deșeurile rezultate din activitate. Pot fi solicitate documente privind colectarea separată a deșeurilor, contractele cu operatorii autorizați de salubritate și dovezi privind predarea anumitor categorii de deșeuri către colectori autorizați.

Casa Națională de Asigurări de Sănătate și instituțiile de asigurări sociale

În anumite situații, autoritățile pot verifica modul în care sunt calculate și declarate contribuțiile sociale aferente salariaților.

Aceste verificări urmăresc dacă salariile au fost raportate corect, dacă au fost calculate contribuțiile obligatorii și dacă există concordanță între documentele de personal și declarațiile depuse către autorități.

O evidență salarială bine organizată reduce semnificativ riscurile asociate unor astfel de controale.

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

Dacă firma colectează date despre clienți, angajați sau parteneri, poate deveni subiectul unor verificări privind respectarea regulilor de protecție a datelor.

Autoritatea poate solicita politici de confidențialitate, proceduri interne, informări privind prelucrarea datelor și dovezi ale măsurilor implementate pentru protejarea informațiilor personale.

Chiar și firmele mici trebuie să demonstreze că gestionează responsabil datele pe care le colectează și le utilizează.

Garda de mediu

În funcție de domeniul de activitate, compania poate fi verificată și din perspectiva obligațiilor de mediu.

Gestionarea deșeurilor, raportările specifice, evidențele privind ambalajele, substanțele periculoase sau alte obligații sectoriale pot face obiectul unui control.

Mulți antreprenori descoperă abia după începerea activității că anumite cerințe de mediu se aplică inclusiv firmelor de dimensiuni reduse.

Inspectoratul pentru Situații de Urgență (ISU)

Pentru anumite tipuri de activități și spații, ISU poate verifica respectarea măsurilor privind prevenirea și stingerea incendiilor.

Controlul poate viza existența planurilor de evacuare, a instructajelor, a stingătoarelor și a altor măsuri necesare pentru protecția persoanelor și a bunurilor.

Nivelul obligațiilor diferă în funcție de activitate și de caracteristicile spațiului utilizat de companie.

Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor (ANPC)

Firmele care vând produse sau servicii către persoane fizice pot fi controlate de ANPC.

Verificările pot urmări modul de afișare a prețurilor, informațiile furnizate consumatorilor, respectarea garanțiilor, condițiile contractuale sau gestionarea reclamațiilor.

Pentru afacerile orientate către consumatorul final, conformitatea în acest domeniu este la fel de importantă ca și respectarea obligațiilor fiscale.

Direcția Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor (DSVSA)

Pentru firmele care activează în domeniul HORECA, precum restaurante, cafenele, fast-food-uri, cofetării, catering sau unități de alimentație publică, DSVSA este una dintre cele mai importante instituții de control. Rolul acesteia este de a verifica respectarea normelor privind siguranța alimentelor și protejarea sănătății consumatorilor.

În cadrul unui control, inspectorii pot verifica proveniența materiilor prime, condițiile de depozitare, temperaturile de păstrare, trasabilitatea produselor alimentare, documentele furnizorilor, procedurile de igienă și modul în care sunt respectate normele sanitar-veterinare. De asemenea, pot fi analizate registrele de monitorizare a temperaturilor, planurile de curățenie și dezinfecție, precum și instruirea personalului care manipulează produse alimentare.

Pentru antreprenorii din HORECA, conformarea nu începe în ziua controlului, ci încă din momentul pregătirii spațiului și al organizării activității. Implementarea procedurilor HACCP, colaborarea cu furnizori autorizați, instruirea angajaților și menținerea unei documentații complete reprezintă elemente esențiale pentru desfășurarea activității în condiții de siguranță și pentru evitarea sancțiunilor. Un control DSVSA bine pregătit demonstrează nu doar respectarea legislației, ci și preocuparea companiei pentru calitatea serviciilor oferite clienților.

Inspectoratul de Stat în Construcții (ISC)

Pentru firmele care activează în domeniul construcțiilor, proiectării, dezvoltării imobiliare sau executării lucrărilor de construcții, Inspectoratul de Stat în Construcții reprezintă una dintre principalele autorități de control. Inspectorii verifică respectarea legislației privind calitatea în construcții, existența autorizațiilor necesare, respectarea proiectelor tehnice, utilizarea materialelor conforme și îndeplinirea obligațiilor privind documentația tehnică a lucrărilor.

De asemenea, pot fi analizate procesele-verbale de recepție, cartea construcției și documentele privind controlul calității. În cazul antreprenorilor din construcții, lipsa documentelor obligatorii sau nerespectarea cerințelor tehnice poate conduce la sancțiuni importante, suspendarea lucrărilor sau obligația remedierii neconformităților constatate. Din acest motiv, organizarea documentației de șantier și colaborarea cu specialiști în domeniu sunt esențiale încă de la începutul proiectului.

Verificări privind securitatea cibernetică

Pe măsură ce digitalizarea devine parte din activitatea curentă a companiilor, anumite organizații pot avea obligații suplimentare privind securitatea informațiilor și protecția sistemelor informatice.

Deși nu toate IMM-urile sunt supuse acelorași cerințe, implementarea unor măsuri de bază precum parole puternice, autentificare multifactor, backup și politici de securitate reprezintă o practică recomandată indiferent de dimensiunea afacerii.

În multe situații, costul prevenirii este incomparabil mai mic decât costul unui incident de securitate.

Cum te pregătești pentru un control?

Cel mai eficient mod de a trece cu succes prin orice verificare este menținerea documentelor actualizate și organizate. Contractele, facturile, documentele de personal, procedurile interne și evidențele obligatorii trebuie să fie disponibile și corect completate.

De asemenea, este recomandat să efectuezi periodic verificări interne pentru a identifica eventualele neconformități înainte ca acestea să fie observate de autorități.

Un control nu trebuie privit ca o amenințare, ci ca o oportunitate de a confirma că afacerea funcționează corect și respectă cerințele legale aplicabile.

Concluzie

În primul an de activitate, o firmă poate interacționa cu numeroase instituții, fiecare având propriile atribuții și cerințe. O bună organizare administrativă, fiscală și operațională reprezintă cea mai bună metodă de prevenire a problemelor și sancțiunilor.

Prin StartPlus, antreprenorii, soloprenorii și IMM-urile au acces la informații practice despre obligațiile legale ale unei companii și despre modul în care se pot pregăti pentru eventualele controale încă din primele luni de activitate. Astfel, dezvoltarea afacerii se poate face cu mai multă predictibilitate, încredere și conformitate.