Vinzi produse ambalate? Obligațiile despre care nu-ți spune nimeni la început

Mulți antreprenori descoperă după lansarea afacerii că vânzarea unui produs nu înseamnă doar găsirea clienților și emiterea facturilor. În momentul în care pui pe piață produse ambalate, apar o serie de obligații legale de mediu care nu sunt întotdeauna evidente la înființarea firmei.

De multe ori, antreprenorii află despre aceste obligații abia în urma unui control sau când primesc o notificare din partea unei autorități. Problema este că neconformitatea poate atrage contribuții suplimentare, penalități și amenzi care pot depăși cu mult costurile respectării obligațiilor încă de la început.

Ce înseamnă „produs ambalat”?

În sensul legislației de mediu, aproape orice produs livrat către client într-un ambalaj poate genera obligații specifice.

Exemple frecvente:

• produse vândute în cutii de carton;
• produse ambalate în folie de plastic;
• sticle, borcane și recipiente;
• pungi sau sacoșe oferite clienților;
• colete expediate prin curier;
• produse importate deja ambalate.

Mulți antreprenori cred că obligațiile există doar pentru producătorii de bunuri. În realitate, și importatorii, distribuitorii sau comercianții online pot avea responsabilități privind ambalajele introduse pe piață.

Ambalajul trebuie raportat

Una dintre surprizele neplăcute pentru firmele aflate la început este obligația de a monitoriza cantitățile de ambalaje puse pe piață și raporta lunar aceste cantități către Administrația pentru Fondul de Mediu.

Pentru a face acest lucru, trebuie să cunoști greutatea fiecărui tip de ambalaj utilizat. Nu contează doar produsul în sine, ci și materialele care îl însoțesc: cutii, folie cu bule, hârtie de protecție, bandă adezivă sau alte elemente folosite la livrare.

Fără o evidență clară încă de la început, reconstruirea datelor pentru perioade anterioare poate deveni foarte dificilă, mai ales în cazul unui control.

Magazinul online nu este o excepție

Mulți proprietari de magazine online presupun că responsabilitatea pentru ambalaje aparține curierului care livrează produsele.

În realitate, dacă firma introduce pe piață ambalajul utilizat pentru expedierea produsului, poate avea obligații legate de raportarea și gestionarea deșeurilor rezultate din acel ambalaj.

Cu cât volumul comenzilor crește, cu atât devine mai importantă implementarea unui sistem de evidență încă din primele luni de activitate.

Atenție la importuri și achiziții intracomunitare

Dacă imporți produse sau le aduci din alte state membre ale Uniunii Europene, responsabilitățile pot deveni mai extinse.

În multe situații, firma care introduce pentru prima dată produsele și ambalajele pe piața din România preia obligații care altfel ar reveni producătorului.

Această situație apare frecvent la antreprenorii care cumpără produse din platforme internaționale și le comercializează sub propriul brand sau în propriul magazin online.

Ambalajele nu sunt singura obligație

În funcție de activitate, o firmă poate avea și alte responsabilități de mediu.

Printre acestea se pot regăsi:

• evidența deșeurilor generate;
• contracte pentru colectarea anumitor categorii de deșeuri;
• obligații privind echipamentele electrice și electronice;
• baterii și acumulatori;
• anvelope;
• uleiuri și alte categorii speciale de produse.

De aceea, este important ca analiza obligațiilor să fie făcută în funcție de activitatea concretă a firmei, nu doar pe baza codului CAEN.

Colaborarea cu un OIREP: o soluție practică pentru îndeplinirea obligațiilor privind ambalajele

Pentru majoritatea IMM-urilor, îndeplinirea individuală a obiectivelor de reciclare și valorificare a ambalajelor este dificilă și costisitoare. Din acest motiv, multe firme aleg să colaboreze cu un Organism care Implementează Obligațiile privind Răspunderea Extinsă a Producătorului (OIREP). Practic, compania transferă către OIREP responsabilitatea îndeplinirii obiectivelor legale de reciclare și valorificare pentru cantitățile de ambalaje introduse pe piață. În schimb, firma trebuie să transmită periodic date corecte privind ambalajele utilizate și să achite contribuțiile aferente.

Este important de înțeles că transferul responsabilității nu înseamnă transferul tuturor obligațiilor. Firma rămâne responsabilă pentru exactitatea datelor raportate, păstrarea documentelor justificative și respectarea cerințelor de evidență. Dacă informațiile furnizate către OIREP sunt incomplete sau incorecte, consecințele pot reveni tot operatorului economic.

La alegerea unui OIREP este recomandată analiza serviciilor oferite, a experienței în domeniul de activitate al companiei și a suportului acordat pentru raportări și conformare. Pentru multe afaceri aflate la început, colaborarea cu un astfel de organism reprezintă cea mai eficientă metodă de a gestiona obligațiile legate de ambalaje.

PPWR: noi obligații europene care vor afecta aproape orice firmă

În următorii ani, companiile care introduc produse ambalate pe piață vor trebui să acorde atenție și Regulamentului european privind ambalajele și deșeurile de ambalaje (Packaging and Packaging Waste Regulation - PPWR). Spre deosebire de directivele europene, care trebuie transpuse în legislația națională, regulamentul este direct aplicabil în toate statele membre ale Uniunii Europene.

Acest lucru înseamnă că cerințele PPWR vor avea impact direct asupra producătorilor, importatorilor, distribuitorilor și comercianților care utilizează ambalaje. Printre obiectivele urmărite se numără reducerea cantității de ambalaje, creșterea gradului de reciclabilitate, utilizarea materialelor reciclate și limitarea ambalajelor considerate inutile sau excesive. Companiile vor trebui să acorde o atenție mai mare designului ambalajelor și modului în care acestea pot fi colectate și reciclate la sfârșitul ciclului de viață.

Chiar dacă anumite obligații vor fi implementate gradual, antreprenorii care lansează produse noi sau dezvoltă branduri proprii ar trebui să ia în calcul încă de acum cerințele PPWR. Alegerea unor ambalaje sustenabile și colectarea datelor necesare privind materialele utilizate vor deveni avantaje competitive, nu doar obligații de conformare.

Sistemul Garanție-Returnare poate intra și el în ecuație

Pentru firmele care comercializează băuturi în ambalaje incluse în Sistemul Garanție-Returnare (SGR), apar obligații suplimentare privind gestionarea garanțiilor și relația cu sistemul administrat la nivel național.

Mulți antreprenori descoperă acest aspect abia după începerea activității, deși implementarea procedurilor necesare ar trebui analizată încă din faza de planificare.

Ce verifică autoritățile?

În cadrul unui control, inspectorii pot solicita documente care să demonstreze modul în care compania își îndeplinește obligațiile de mediu.

În general, sunt analizate:

• evidențele privind ambalajele;
• rapoartele și declarațiile depuse;
• contractele relevante;
• documentele de trasabilitate;
• procedurile interne;
• dovezile privind gestionarea deșeurilor.

Lipsa documentelor este aproape la fel de problematică precum lipsa conformității în sine.

Cum te pregătești din prima zi?

Cea mai bună strategie este să identifici obligațiile înainte de primul produs vândut, nu după primul control.

Păstrează informații despre tipurile de ambalaje utilizate, solicită specificațiile furnizorilor, organizează documentele într-un mod care permite verificarea rapidă și stabilește încă de la început cine este responsabil de raportări.

În multe cazuri, câteva ore investite la începutul activității pot preveni costuri și probleme administrative semnificative mai târziu. Poți apela la un consultant de mediu sau externaliza activitatea de raportare a ambalajelor.

Ce înseamnă asta pentru firmele mici?

Pentru un antreprenor, mesajul este simplu: ambalajul nu mai este doar un instrument de marketing sau protecție a produsului. El generează obligații de mediu, raportări și costuri care trebuie luate în calcul încă din faza de planificare a afacerii.

Cu cât procesele de evidență, raportare și conformare sunt implementate mai devreme, cu atât riscul unor costuri neașteptate sau al unor probleme în timpul controalelor este mai redus. În contextul noilor cerințe europene, gestionarea responsabilă a ambalajelor devine o componentă normală a administrării unei afaceri moderne.

Vânzarea produselor ambalate vine la pachet cu responsabilități care depășesc contabilitatea și fiscalitatea obișnuită. Ambalajele, deșeurile și obligațiile de mediu sunt aspecte care trebuie gestionate încă din primele luni de activitate.

Pentru un antreprenor aflat la început de drum, conformarea este considerabil mai simplă atunci când procesele sunt construite corect de la început decât atunci când trebuie reconstruite retrospectiv, sub presiunea unui control sau a unor penalități.